Características

Fortimax-Workflow

Crea rutas de procesos que definen el flujo del trabajo y las tareas de principio a fin, en flujos de trabajo (fijos, dinámicos e híbridos), permitiendo al usuario:

• Rechazar, turnar o terminar los asuntos que reciba.
• Turnar un asunto a un grupo de personas, con base en el perfil o en el tipo de asunto.
• Dar por terminado un asunto, una vez concluidas las tareas turnadas desde la tarea origen.
• Anexar o digitalizar documentos por cada operación del sistema.

Invoca otros procesos de flujo de trabajo al utilizar aplicaciones de terceros como parte del flujo de trabajo, mediante agentes de automatización.

Automatiza la instalación y el mantenimiento de actualizaciones y mejoras en el flujo de trabajo.

Seguridad

• Asigna nombres y claves de acceso para ingresar al sistema, basadas en LDAP o Active Directory para integrarse a un ambiente single-sign-on.
• Todos los procesos y datos residen en un servidor de base de datos; es decir, está centrado en los datos y no en los documentos (o formularios).

Incorpora la definición de grupos de usuarios y permite, para cada grupo:

• Definir los procesos y operaciones en los que participa.
• Registrar y mantener bitácoras de las operaciones efectuadas. (Lectura, borrado, descarga, modificaciones, etc.)

Diseño de formas electrónicas

Crea las interfaces de usuario para cada tarea de acuerdo con los permisos asignados.

Asignación de funciones de trabajo

Evita la necesidad de cambiar el diseño del flujo de trabajo cada vez que alguien se ausenta o es promovido a otro cargo.

Reglas de negocio

Incorpora la lógica de negocio en la definición del flujo mediante lenguaje Javascript.

Administración de excepciones

Maneja las excepciones a la regla como, por ejemplo, liberar y reasignar las tareas de un usuario a otro porque el primero esté ausente o su computadora se haya dañado.

Medición

Crea estadísticas y métricas para evaluar el costo y el tiempo de cada proceso, detectar cuellos de botella y facilitar los procesos de reingeniería.

Digitalización desde el navegador

Soporta el estándar TWAIN para digitalizar documentos para crear y mantener colecciones de imágenes mediante un dispositivo de captura, y anexarlos a los procesos con base en funciones (no solo cargos) y en condiciones.

Facilidad de integración

Al proveer integración con aplicaciones de otras áreas de la organización.

Instalación sencilla

Utiliza un navegador web y no requiere aplicaciones del lado del cliente para que se pueda participar en un proceso. Provee además procesos automatizados para su instalación y control de versiones.

Seguimiento

Supervisa el estado de avance de los procesos por usuario o grupo. El usuario puede ver el estatus actual del proceso y los pasos en los que ha participado.
Genera listas de tareas nuevas, retrasadas, urgentes o en proceso.

Semáforos y alertas

Facilita activamente el proceso mediante alertas automáticas que notifican vía correo electrónico a los usuarios de sus nuevas tareas y retrasos, e informan a los supervisores cuando un proceso se detiene.

El usuario visualiza en la bandeja de entrada la información que le corresponde:

• Elementos  asignados (o de entrada). 
• En proceso.
• Emitidos (generados y de respuesta o de salida).
• Terminados, para su consulta en repositorio histórico del proceso.

Da un seguimiento oportuno a las actividades de gestión que le hayan sido asignadas, de acuerdo con:

• El documento generado.
• Su estatus con una indicación gráfica (semáforo) o descriptiva (fecha de atención, de elaboración, etc).