Manejo de archivos y documentos

Al ser definidos los expedientes y la estructura, Fortimax permite:

• Crear carpetas y archivos.
• Almacenar cualquier tipo de archivo o documento electrónico.
• Compartir documentos vía correo electrónico y web con quienes no cuenten con esta herramienta.
• Respaldar documentos y carpetas completas.
• Sincronizar archivos y carpetas de equipos personales.
• Digitalizar páginas y documentos.
• Recuperar carpetas y archivos.
• Crear un disco virtual.
• Operación a distancia.

Crear carpetas y archivos

Las carpetas se crean sencilla y rápidamente y se organizan en una estructura de tantos niveles como sea necesario para respaldar todos los documentos importantes.

Almacenar cualquier tipo de archivo o documento electrónico

Como por ejemplo:

• Documentos de procesadores de texto (Word).
• Hojas de cálculo (Excel).
• Presentaciones (PowerPoint).
• PDF.

Imágenes, video y sonido

• Fortimax crea colecciones de n imágenes, manejables como documentos individuales. Las colecciones de imágenes son creadas, manejadas y visualizadas directamente en el sistema.
• Y Almacena video y sonido como cualquier otro documento.

Versiones

Fortimax permite manejar un número ilimitado de versiones de un mismo documento.

Seguridad

El sistema usa el algoritmo de “ensobretado” digital denominado llave pública RSA bajo la especificación PKCS#7 para:

• Almacenar la información confidencial en el sistema
• Cifrar los documentos almacenados con Advanced Encryption Standard (AES)

Compartir documentos vía correo electrónico y web con quienes no cuenten con esta herramienta

Compartir documentos es fundamental en el trabajo en equipo —sobre todo cuando participan otras organizaciones—. Fortimax comparte documentos incluso con quienes no cuenten con esta herramienta de trabajo.
Basta seleccionar el documento en cuestión y dar clic en el botón “Compartir” de la barra de herramientas para que Fortimax proporcione una dirección URL que se puede usar para enviarla por correo electrónico.
Y con un simple clic el destinatario tiene acceso a ese documento.

Respaldar documentos y carpetas completas

Se tienen tres métodos de respaldo:

1. Respaldo de documentos y carpetas completas utilizando la opción “Respaldar carpeta”, arrastrando estas dentro del componente optimizado para tal fin.
2. El protocolo Webdav permite:
• Respaldar documentos o carpetas completas (o incluso toda la información guardada en una PC) en cualquier nivel del árbol jerárquico desde el navegador –desde la PC del usuario– sin tener que ingresar a Fortimax
• La carpeta y sus subniveles se trasladan a Fortimax sin necesidad de ingresar al sistema; basta con “montar” un disco virtual para consultar, modificar o copiar la información a través del explorador de archivos o Internet Explorer.
• Ver la estructura de expedientes en el sistema como un disco virtual. (Se conservan la estructura, los permisos, la seguridad y la organización definidos para el sistema en general).
3. Para respaldar un documento electrónico en Fortimax desde cualquier PC basta seleccionar la carpeta en el árbol jerárquico en donde se va a guardar, presionar el botón “Respaldar archivo” y seleccionar el documento en el árbol jerárquico. En cuanto la información está respalda, todos los autorizados pueden consultarla.

Sincronizar archivos y carpetas de equipos personales

Se definen tareas programadas para que se ejecuten en cualquier horario, respetando la estructura jerárquica definida en el equipo por respaldar. Este mecanismo de respaldos desatendidos garantiza:

• Al usuario, que la información valiosa esté siempre resguardada y sea accesible en todo momento.
• A las corporaciones, la rápida disposición de documentos importantes respaldados en los equipos de sus empleados, permitiendo implantar un primer nivel de resguardo de información corporativa dispersa en la organización.

Digitalizar páginas y documentos

Se soporta el estándar TWAIN para digitalizar documentos (por ejemplo, facturas, escrituras, poderes, actas constitutivas, credenciales de elector, etc.), originados en formato electrónico, y crear y mantener colecciones de imágenes mediante un dispositivo de captura.

La digitalización es intuitiva y fácil de usar, ya sea página por página o masiva, si cuenta con un alimentador multipágina.

Las páginas digitalizadas pueden rotarse o invertirse y guardarse en la gaveta seleccionada en el árbol jerárquico con las modificaciones realizadas. Una vez enviadas y almacenadas en Fortimax opcionalmente se puede aplicar Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).

OCR permite convertir una imagen de un texto en texto y almacenarlo en un formato con el cual puedan interactuar programas para edición de texto,  como documentos en Excel o en Word, y realizarse búsquedas de contenido.

Recuperar carpetas y archivos

Las carpetas y archivos pueden recuperarse en la PC del usuario como archivo ZIP o como archivo JAR. Una vez recuperado, el usuario lo puede modificar en su PC y luego respaldarlo nuevamente en Fortimax sin necesidad de cambiarle el nombre; lo puede buscar por la fecha de modificación.

Crear un disco virtual

Basado en el protocolo Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV), que permite usar la aplicación como disco virtual desde cualquier PC. Basta definir una url de la aplicación y un usuario para crear una unidad virtual.

Por ejemplo: http://<url_fortimax>/fortimax/tfwebdav/<usuario>

El usuario no necesita trasladarse con su equipo personal: tiene acceso a su trabajo día con día en donde quiera que esté: documentos, archivos, programas, estadísticas, presentaciones, música y video. La operación se limita a verlo como un disco virtual en de la pc, con la estructura definida por el usuario: la vista inmediata muestra la carpeta “Gavetas” –entre los archivos del área de trabajo “Mis documentos”– con todas las aplicaciones a las que el usuario tiene acceso con base a los privilegios que tenga asignados. Los expedientes se muestran con el primer dato que los conforma y son la entrada a la estructura jerárquica y a sus documentos.

Operación a distancia

• Concentración de manera inmediata de documentos digitalizados o electrónicos.
• Recepeción de documentos (como solicitudes, contratos o pólizas), digitalizarlos, almacenarlos y distribuirlos para su proceso y atención; lo que reduce el tiempo de operación entre diferentes áreas
• Establecer grupos de trabajo para compartir información dentro de Fortimax®, ya sea porque el grupo tenga acceso a una misma gaveta o porque un usuario comparta por medio de una dirección url uno o varios documentos.