Administrador de archivos y documentos
Generador de aplicaciones
- Define y construye aplicaciones para almacenar ordenadamente expedientes con diferentes usos o métodos de consulta.
- Asigna privilegios a los usuarios para consultar, crear, modificar y borrar.
Áreas de trabajo
Fortimax dispone de tres áreas de trabajo principales:
Mis documentos
Área personal donde el usuario define la estructura organizacional que desee utilizar para respaldar su información, y que solo él puede consultar. Puede digitalizar en línea documentos mediante su utilería de digitalización y almacenar de forma directa en Fortimax.
Gavetas públicas corporativas
Áreas compartidas definidas por la corporación, cuyo acceso requiere autorización para registrar expedientes, consultarlos, modificarlos o borrarlos.
Expedientes
Área a la que se tiene acceso a partir de una búsqueda en una gaveta. (Por ejemplo, en la gaveta “Recursos Humanos”, los expedientes por empleado con la documentación acostumbrada).
Gavetas
La información se administra mediante aplicaciones denominadas gavetas para las que se define:
Fichas de búsqueda
Se define a partir de un conjunto de campos, estructurados por:
- tipo de datos (numérico, alfanumérico, fecha, etc.)
- opciones de validación
- relación con otras gavetas
Los expedientes relacionados pueden consultarse en diferentes áreas de trabajo, gracias a la vinculación de las gavetas.
Define atributos para los documentos que albergue cada gaveta; por ejemplo, además de las fechas de la creación y modificación, se puedo anexar otro atributo como el autor, el país o la región de procedencia, con lo que se filtra mejor la información.
Estructura jerárquica en el árbol
El sistema permite definir la estructura jerárquica de los expedientes y gavetas a la medida exacta de las necesidades corporativas y del usuario, sin límite de niveles, mediante carpetas, subcarpetas y documentos. El árbol jerárquico muestra la organización de la información.
A cada gaveta puede asociarse una estructura predefinida (por ejemplo, de información requerida) que se reproduce automáticamente en cada nuevo expediente gracias a los formularios dinámicos de la aplicación.
Permisos
Fortimax permite administrar la seguridad de los usuarios individualmente y por grupo, soporta dos tipos de soluciones:
- Manejo de seguridad propio de Fortimax, que se administra con sus herramientas y no requiere ningún elemento externo.
- Manejo de seguridad mediante la comunicación con directorios LDAP o Active Directory para integrarse a ambientes single-sign-on
Usuarios
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Grupos de usuarios y rastros para auditoria
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Filtros
El administrador define los filtros de los campos de una ficha de búsqueda, y los identifica para aplicarlos en el esquema de seguridad elegido para los usuarios o grupos de usuarios.
Búsqueda por contenido (text retrieval / full text search)
Fortimax tiene un motor de búsqueda que es:
- Portable entre plataformas; incluye diferentes criterios y funciona según privilegios.
- Combina resultados de archivos que contengan texto e información en la base de datos.
- Considera más de un criterio de búsqueda para la ubicación óptima y precisa de la información por:
- criterios en las gavetas
- texto en la información contenida en la gaveta y en los archivos vinculados a cada documento del expediente
- ranking de proximidad
- indexación incremental
- frase, comodines, proximidad, rangos de contenido en los campos que lo permitan y rangos de fechas
- Genera índices para optimizar las búsquedas posteriores.